Praca grupowa jest niezbędna w firmach zwłaszcza przy realizowaniu różnego rodzaju projektów . Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero z użyciem zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą lepiej zaplanować pracę, sprawniej delegować zadania a w efekcie zrealizować założenia projektu w ustalonym terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej trzeba przeanalizować swoje potrzeby i sprawdzić , czy aplikacja posiada moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje określone uprawnienia i przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma natomiast możliwość generowania raportów określających zaawansowanie prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności poszczególnych wykonawców. Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.